Quand faut-il régulariser les charges d'un locataire ?

Au moins une fois par an, quand le bail prévoit des provisions sur charges. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose de communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements. Les pièces justificatives doivent rester à sa disposition pendant six mois.

Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire ?

Seules celles que le décret n° 87-713 du 26 août 1987 énumère : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, entretien courant des communs et des espaces verts, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et une fraction de la rémunération du gardien. La liste est limitative : ce qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur, quelle que soit la clause du bail.

Le locataire est parti en cours d'année : comment calculer sa part ?

Sa quote-part est proratisée au nombre de jours d'occupation sur l'exercice. Un locataire présent du 1er avril au 31 décembre supporte 275 jours sur 365, soit environ 75 % de la quote-part annuelle du logement.

Jusqu'à quand peut-on réclamer un arriéré de charges ?

Trois ans à compter de la date à laquelle la somme est due (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Et lorsque la régularisation intervient plus d'un an après son échéance, le locataire peut exiger de l'étaler sur douze mois.

Régularisation des charges locatives : calcul gratuit

La période

Début de l'exercice *

Fin de l'exercice *

Entrée du locataire

Sortie du locataire

Laissez les deux dernières cases vides si le locataire a occupé le logement toute la période ; sinon la quote-part est réduite au prorata des jours d'occupation.

La clé de répartition

Tantièmes du logement

Tantièmes de l'immeuble

Ils figurent sur votre appel de fonds de copropriété. Maison individuelle ou dépenses déjà propres au logement ? Laissez ces deux cases vides et saisissez les montants tels quels.

Les dépenses de l'exercice

Saisissez le montant total de l'immeuble pour les dépenses réparties, et le montant réel du logement pour celles qui lui sont propres (choisissez alors « au réel »). Décochez « récupérable » pour ce qui reste à votre charge : la ligne reste au décompte, mais n'est pas facturée.

Poste de dépense	Montant (€)	Répartition	Récupérable

Les provisions déjà versées

Provision mensuelle (€)

Nombre de mois appelés

…ou le total versé (€)

Si vous remplissez ce champ, il l'emporte sur les deux précédents.

Le décompte à remettre au locataire

Poste	Dépense	Quote-part

L'article 23 impose de communiquer ce décompte par nature de charges et d'indiquer le mode de répartition : la colonne « quote-part » ne se suffit pas à elle-même, la clé et le prorata doivent être écrits.

Quatre erreurs qui font tomber une régularisation

Refacturer une dépense non récupérable. La liste du décret du 26 août 1987 est limitative : honoraires de syndic, assurance de l'immeuble, taxe foncière, ravalement et remplacement d'équipement restent au bailleur, même si le bail dit l'inverse — une telle clause est réputée non écrite.
Régulariser sans décompte préalable. Le décompte par nature de charges et le mode de répartition doivent parvenir au locataire un mois avant, et les justificatifs rester consultables six mois.
Oublier le prorata. Un locataire entré le 1^er avril ne doit pas douze mois de charges. C'est le calcul que cet outil fait pour vous.
Réclamer trop tard. La prescription est de trois ans ; et au-delà d'un an de retard, le locataire peut exiger un étalement sur douze mois.

Questions fréquentes

Et si mon bail prévoit un forfait de charges ?

Alors il n'y a pas de régularisation, ni dans un sens ni dans l'autre. Le forfait de charges n'est possible qu'en location meublée et en colocation (articles 25-10 et 8-1) : son montant doit être raisonnable au regard des charges réelles, mais une fois fixé il ne se rattrape pas. En location vide non colocative, seules les provisions avec régularisation annuelle sont admises.

Quelle part du salaire du gardien puis-je récupérer ?

75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % s'il n'assure que l'une des deux, et rien s'il n'assure ni l'une ni l'autre. Saisissez donc le montant déjà réduit à cette fraction, pas le salaire entier.

Le locataire conteste le décompte, que faire ?

Lui ouvrir les justificatifs : c'est un droit, pas une faveur, et un refus est le meilleur moyen de perdre devant le juge. Sur les charges de copropriété, l'appel de fonds et le procès-verbal d'assemblée suffisent le plus souvent à clore le débat.

Faites-le faire par l'application

Loyva enregistre vos charges au fil de l'année, sait ce que chaque locataire a réellement versé en provisions, et produit la régularisation sans ressaisie. Gratuit pour un logement.

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Références : articles 23 et 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables. Cet outil n'est pas une consultation juridique.